10 voordelen van een ERP-systeem (voor metaalbedrijven)

Vraag een willekeurige ondernemer in de metaal wat zijn administratie hem oplevert en je krijgt zelden een enthousiast antwoord. Dat is ook logisch: in de meeste bedrijven is de administratie iets dat achteraf gebeurt, in de avond, door dezelfde persoon die 's ochtends de kantbank instelt.

Het grootste voordeel van een ERP-systeem is niet dat er méér geregistreerd wordt, maar dat er mínder vaak opnieuw geregistreerd wordt. Alles wat daarna volgt, van sneller offreren tot een marge per klant, komt daaruit voort: als een gegeven één keer op één plek staat, kun je er iets mee. Hieronder staan tien voordelen die metaalbedrijven in de praktijk noemen.

1. Je legt gegevens één keer vast

In een bedrijf met losse systemen worden dezelfde ordergegevens vier of vijf keer overgetikt: offerte, order, werkbon, pakbon, factuur. Verschillende medewerkers hebben de afgelopen jaren hun eigen systemen ontwikkeld. Elke keer overtypen is een kans dat een maat, een aantal of een materiaalsoort onderweg verandert.

In één systeem loopt de order door de keten heen zonder dat iemand hem opnieuw invoert. Verandert er iets aan de order, dan verandert het op alle documenten mee. Je legt dingen aan de voorkant vast die vervolgens mee gaan door het hele systeem. Dat bespaart tijd en voorkomt fouten.

2. Je offreert sneller, omdat je vergelijkbaar werk terugvindt

Een aanvraag die op een eerdere order lijkt, hoef je niet vanaf nul te calculeren. Je zoekt op artikel, materiaal of klant, kijkt wat een vergelijkbaar stuk werkelijk heeft gekost, en calculeert daarop verder. Dit werkt als je in een ERP systeem netjes al je componenten hebt ingesteld. Dat vul je gaandeweg aan en je hebt er bij iedere order weer profijt van.

Aan de voorkant lijkt het soms alsof je meer werk moet doen. Maar werkvoorbereiding moet je vaak toch doen, dus als je al een beginnetje kan maken in de offertefase is dat geen verloren moeite! Plus, in Fledge kan je de werkvoorbereiding makkelijk baseren op een stuklijst of een productieorder uit het verleden.

3. Je kunt per order nacalculeren

Na oplevering zet je de voorcalculatie naast de werkelijk geboekte uren en het werkelijk verbruikte materiaal. Dat is de kern van de waarde: wat je hebt beloofd, wat je werkelijk maakt en wat het werkelijk kost. Zelfs als je altijd op voorcalculatie werkt is het ontzettend handig om gemakkelijk je nacalculatie in te zien. Zo leer je of je goede inschattingen hebt gemaakt, en waar je marges zitten.

Bedrijven die die stap zetten ontdekken meestal dat het grote, prestigieuze werk minder winstgevend is dan gedacht en dat het repeterende kleinwerk de marge draagt. Dat is een ongemakkelijke uitkomst, en het is wel de uitkomst waar je iets aan hebt bij de volgende offerte.

Werk je volledig op nacalculatie? Dan kan je erg makkelijk alle gemaakte kosten boeken op de betreffende order.

4. Je ziet je marge per klant en per product

Een boekhoudpakket vertelt je wat er is gebeurd, een ERP-systeem vertelt je wat er nu gebeurt en wat het kost. Het verschil merk je bij het jaargesprek met een grote klant.

Dan weet je of de orders die je voor hem maakt de afgelopen twaalf maanden hebben opgeleverd wat je dacht, of dat je een prijsafspraak in stand houdt die al twee materiaalprijsstijgingen achterloopt. Waarom dat inzicht in de metaal zwaarder weegt dan in de handel, staat in Waarom is ERP voor metaalbedrijven belangrijk?.

5. Je kunt aan de telefoon zeggen waar een order staat

Een klant belt en vraagt of zijn/haar order deze week nog af is. In een bedrijf met een whiteboard betekent dat: even kijken, ik bel je zo terug. En dan moet iemand de hal in. Je moet dan op zoek naar iemand die in het hoofd heeft wat de status is, terwijl dat ook gewoon in je ERP kan staan.

Iedere order bevindt zich altijd in een bepaalde status van de orderflow. Worden dingen op de werkvloer gereed gemeld? Dan zie je dat direct terug in je overzicht. Is er een collega op vakantie die zich bezig houdt met klant X? Dan kan je nogsteeds zien hoe het ervoor staat met de orders. Dit is 1 van de grootste voordelen van een ERP programma.

6. Je planning beweegt mee als er iets schuift

Je kent het wel: materiaal komt een week later, er komt een spoedje tussendoor, een machine staat stil door storing, het gebeurt allemaal. Stel je planning staat op een whiteboard, dan moet er gegumd en geschoven worden. De realiteit is altijd anders dan je plant, en als je planning niet digitaal is dan is het bijna altijd verouderd.

In een systeem verschuif je de order en zie je meteen wat dat met de rest doet: welke andere orders opschuiven, waar capaciteit vrijvalt en welke levering daardoor in gevaar komt.

7. Uren hangen direct aan de order

Urenregistratie op de werkvloer betekent dat een medewerker aan het begin van een bewerking start en aan het eind stopt, op de order waar hij op dat moment aan werkt.

Daarmee vervalt de reconstructie op vrijdagmiddag, waarbij iemand achteraf bedenkt hoeveel uur er ongeveer naar welke klus ging. Dat is niet alleen een administratief voordeel: zonder geboekte uren is nacalculatie een schatting, en dan heb je voordeel drie niet.

Bovendien kan je met een ERP systeem zoals Fledge direct zien hoeveel uur er al is geboekt op een order. In realtime. Uren worden niet meer met pen bij op de werkbonnen gezet en later ingeklopt. Dat scheelt werk, is accurater, en je ziet altijd de actuele status.

8. Je weet wat er aan materiaal ligt en wat er onderweg is

Bij een order zie je niet alleen wat er nodig is, maar ook wat er al voor is besteld en wanneer het binnenkomt. En, minstens zo belangrijk, wat er nog in de stelling staat. Met een ERP pakket kan je je voorraad bijhouden en zie je altijd hoe je ervoor staat. Vanuit de projecten ontstaat er een bestelbehoefte die je gemakkelijk kan inkopen. Sterker nog: je kan gebundeld inkopen zodat je ook nog eens gebruik kan maken van de voordeligste staffelprijzen van je leverancier.

9. Documentatie zit bij de order in plaats van op een netwerkschijf

Een klant vraagt een jaar later welk materiaal er in een serie zat, of een auditor wil zien welke tekeningrevisie is gemaakt. Als certificaten, revisies en keuringen aan de order hangen, is dat een kwestie van de order opzoeken. Je gaat simpelweg naar een relatie, verkooporder, productieorder, of wat je maar wil en klikt daar op het tabje "gekoppelde documenten". Je ziet dan alles wat je in het verleden hebt gedaan.

Staan de documenten in een mappenstructuur die door de jaren heen is gegroeid, dan is het een middag zoeken en hopen dat degene die het destijds heeft opgeslagen er nog werkt. Dingen raken sneller kwijt en je kan niet zo maar even doorklikken.

10. Je bedrijf is minder afhankelijk van één persoon

In veel bedrijven weet één iemand hoe de calculatiesheet werkt, waar de prijsafspraken met een vaste klant staan en waarom er bij die ene klant altijd een extra bewerking bij hoort. Dat gaat goed tot diegene op vakantie gaat.

Staat het in een systeem waar meerdere mensen bij kunnen, dan is die kennis van het bedrijf en niet van een persoon. Voor een bedrijf van acht man is dat vaak een zwaarder argument dan alle voorgaande negen bij elkaar.

Waar je het verschil dagelijks merkt

Wat een ERP-systeem niet voor je oplost

Deze tien voordelen komen er niet automatisch bij. Ze komen er als de gegevens erin komen, en dat is precies het deel dat inzet vraagt van je bedrijf. Een order die niet wordt teruggemeld, levert geen actuele status op. Uren die niet worden geboekt, leveren geen nacalculatie op. Een systeem maakt zichtbaar wat er gebeurt, en daarmee maakt het ook zichtbaar waar niet wordt geregistreerd.

Twee dingen die je er ook niet mee oplost. Een verkeerd calculatiemodel wordt niet beter doordat het in een systeem staat, het wordt alleen consequenter toegepast. En een implementatie die niemand intern trekt, loopt uit, hoe goed het pakket ook past. Wat een traject werkelijk van je vraagt aan tijd, staat in Hoe verloopt een ERP-implementatie en hoeveel tijd kost het jou?.

Bij Fledge komen deze tien in de praktijk zelden allemaal tegelijk aan de orde. Meestal begint een bedrijf met twee of drie: één keer vastleggen, uren op de werkvloer en zicht op de orderstatus. De rest volgt zodra die basis staat.

Veelgestelde vragen

Zijn deze voordelen ook haalbaar voor een bedrijf van vijf man? Ja, alleen leg je de nadruk anders. Bij een klein bedrijf wegen één keer vastleggen, sneller offreren en minder afhankelijkheid van één persoon het zwaarst. Uitgebreide planning en capaciteitsbeheersing worden pas interessant als er meer mensen en meer machines op elkaar moeten wachten.

Welk voordeel merk je als eerste? In de meeste trajecten is dat het terugmelden vanaf de werkvloer, omdat kantoor daarmee binnen een week ziet wat er in productie staat zonder ernaartoe te lopen. Nacalculatie en marge-inzicht komen later, want daar heb je eerst een paar maanden geboekte uren voor nodig.

Kunnen we deze voordelen ook halen met losse pakketten die we koppelen? Deels wel. Een koppeling haalt het overtikken tussen twee systemen eruit, en dat is echte winst. Wat je er niet mee krijgt, is één plek waar de hele order staat. Hoe zulke koppelingen werken, lees je in Wat is een API-koppeling in ERP-software?.

Kort samengevat

De tien voordelen van een ERP-systeem komen allemaal uit hetzelfde principe: een gegeven wordt één keer vastgelegd en daarna hergebruikt. Daaruit volgen sneller offreren, nacalculatie per order, marge-inzicht per klant, een actuele orderstatus, een planning die meebeweegt, uren die aan de order hangen, zicht op materiaal en restplaat, vindbare documentatie en minder afhankelijkheid van één persoon. Ze komen er niet vanzelf: ze komen er als er op de werkvloer daadwerkelijk wordt teruggemeld en geboekt. Dat is de inspanning die ertegenover staat.