Is ERP ook nuttig als je alleen enkelstuks en specials maakt?

Het is een bezwaar dat vaak terugkomt: wij maken nooit twee keer hetzelfde, dus wat moeten wij met een systeem dat is gebouwd om herhaling te beheersen? Elke order is een tekening die we nog nooit hebben gezien, elke calculatie begint van voren af aan, en een voorraad van standaardartikelen hebben we niet.

Een ERP-systeem is ook nuttig voor metaalbedrijven die enkelstuks en specials maken, alleen ligt het zwaartepunt anders. Voorraadbeheer op artikelniveau levert weinig op, maar het verwerken van aanvragen, het vastleggen van bewerkingen en nacalculatie per order des te meer. Het product is elke keer anders, de bewerkingen niet.

Hieronder lees je waar het bezwaar vandaan komt en waar het terecht is, wat je bij enkelstuks wél kunt leren van nacalculatie, waarom het zwaartepunt bij specials aan de voorkant ligt, en wat je werkvloer nodig heeft als er elke dag iets anders op de bank ligt.

Waarom ERP bij enkelstuks anders werkt dan bij serieproductie

Het bezwaar is niet gek, want het klopt historisch. ERP komt voort uit MRP, Materials Requirements Planning, en dat is in de jaren zestig bedacht voor bedrijven die grote aantallen van hetzelfde product maakten. De vraag was: welke onderdelen heb ik wanneer nodig om deze serie op tijd af te krijgen. Dat is een andere vraag dan die van een bedrijf dat op donderdag hoort wat het volgende week maakt.

Een deel van de functionaliteit levert bij enkelstuks dan ook minder op. Voorraadbeheer op artikelniveau heeft weinig zin als je artikelen eenmalig zijn. Vaste stuklijsten die je bij elke serie opnieuw gebruikt, bestaan bij jou niet. Materiaalbehoefteberekening over een jaarplanning is bij ordergestuurd werk een oefening met te veel onbekenden.

Dat is de eerlijke helft van het antwoord. De andere helft is dat het zwaartepunt ergens anders ligt, niet dat er geen zwaartepunt is. Wat is ERP eigenlijk en waar komt het vandaan, staat in Wat is ERP? Uitleg, modules en toepassing in de maakindustrie.

Bij stukswerk is elk product uniek, maar je bewerkingen zijn dat niet

Hier draait het hele artikel om. Het product is elke keer anders. Het proces is dat niet.

Je zaagt, je snijdt, je kant, je last, je ontbraamt, je stuurt naar de coater en je monteert. Die bewerkingen keren bij elke order terug, alleen in een andere volgorde en met andere maten. En juist omdat het product steeds verandert, is je calculatie geen prijs die je uit een lijst haalt maar een optelsom van aannames: zoveel minuten insteltijd, zoveel zettingen, zoveel meter las, een toeslag voor nabewerking, een doorlooptijd bij de coater.

Een bedrijf dat honderd keer hetzelfde maakt, corrigeert zijn aannames vanzelf. De tweede serie leert van de eerste. Een bedrijf dat honderd keer iets anders maakt, heeft die terugkoppeling niet, tenzij het die organiseert. Dat is precies wat een systeem voor je doet: niet het product onthouden, maar de kentallen achter je bewerkingen.

Nacalculatie bij enkelstuks: wat je leert van orders die nooit terugkomen

De gebruikelijke tegenwerping is dat nacalculeren zinloos is als een order nooit terugkomt. Die klopt alleen als je denkt dat je een product nacalculeert. Je calculeert bij enkelstuks geen product, je calculeert bewerkingen, en die komen wel terug.

Vier dingen waar je op kunt sturen, ook als elk stuk uniek is.

Je normtijden. Als je op tien orders ziet dat het kanten structureel twintig procent langer duurt dan gecalculeerd, is dat geen pech maar een verkeerde aanname in je model. Dat corrigeer je één keer en het werkt door op elke offerte daarna.

Je insteltijden. Bij enkelstuks is de verhouding tussen insteltijd en productietijd totaal anders dan bij series. Insteltijd verdwijnt bij een serie van driehonderd in het niet, en bij een stuks bepaalt die je hele kostprijs. Je wilt dus weten wat je werkelijk kwijt bent aan instellen, en niet wat je ooit hebt aangenomen.

Je toeslagen. Nabewerking, transport, extra keuringen, tekeningwerk vooraf: bij specials is dat een groter deel van de order dan bij herhaalwerk, en het is het deel dat het makkelijkst wegvalt in de calculatie.

Je klanten en je ordertypes. Ook zonder herhaalbare artikelen kun je zien welk soort werk je marge oplevert. Kleine spoedklussen, grote eenmalige projecten, een vaste klant die altijd tekeningen aanlevert die nog niet af zijn. Dat patroon zie je pas als je een paar maanden consequent hebt teruggemeld.

De vuistregel blijft dezelfde als bij serieproductie: wat je hebt beloofd, wat je werkelijk maakt en wat het werkelijk kost. Alleen leer je bij enkelstuks niet over een artikel, maar over jezelf. Waarom die drieslag in de metaal de kern is, staat in Waarom is ERP voor metaalbedrijven belangrijk?.

Orderintake bij specials: van aanvraag met tekening naar complete order

Bij herhaalwerk is de order aanmaken een handeling van niks, want het artikel bestaat al. Bij enkelstuks is elke order een nieuw dossier: een mail met een tekening of een specificatie erbij, soms een ZIP met tien bestanden, en iemand die dat omzet naar orderregels, de bijlagen op de juiste plek zet en zorgt dat de werkvoorbereiding met de goede revisie aan de slag gaat.

Dat is de plek waar bij een specialsbedrijf de meeste tijd verdwijnt, en waar ook de meeste fouten ontstaan. Een tekening die in iemands downloadmap blijft staan, een revisie die niet is doorgekomen, een orderregel die bij het overtikken een maat verliest.

De orderintake van Fledge pakt precies dat stuk aan. Met de orderinbox van Fledge Connect zet je een aanvraag vanuit Outlook rechtstreeks om naar een offerte of een order, waarbij de orderregels worden aangemaakt en de bijlagen automatisch aan die order worden gekoppeld. Een ZIP wordt uitgepakt en de losse bestanden worden meegenomen. Je bepaalt zelf of het een offerte of direct een order wordt, en niets wordt definitief zonder dat jij het hebt gezien: alles wordt voorgesteld en jij past aan waar nodig. Dat laatste is bij specials geen detail, want bij unieke orders is de kans dat er iets moet worden bijgesteld nu eenmaal groter dan bij een herhaalorder.

Shopfloorcontrol bij maatwerk: je werkvloer heeft meer informatie nodig

Bij een serie hoef je één keer uit te leggen wat de bedoeling is. Daarna weet de man aan de kantbank het, en de volgende driehonderd stuks lopen op routine. Bij enkelstuks begint die uitleg elke dag opnieuw, voor elk stuk, en is de kans op een misverstand elke keer even groot.

Dat maakt shopfloorcontrol bij een specialsbedrijf belangrijker dan bij een serieproducent, terwijl het vaak andersom wordt gedacht. Op het scherm bij de machine staat welke bewerking erbij hoort, welke tekeningrevisie de goede is, wat de vorige stap heeft gedaan en welke opmerking de werkvoorbereider erbij heeft gezet. Dat scheelt heen en weer lopen, en het scheelt de fout die je pas bij de eindcontrole ziet.

Het levert ook iets op wat bij enkelstuks lastiger is dan bij series: een levertijd die ergens op stoelt. Als elke order uniek is, is elke levertijdbelofte een inschatting. Zie je per bewerking wat er klaar is en wat nog niet, dan weet je aan de telefoon waar een order staat, en na verloop van tijd weet je ook wat een bepaald type werk bij jou werkelijk aan doorlooptijd kost.

Werkvoorbereiding vastleggen: wat je terugvindt als een klant terugkomt

Dit is het argument dat het bezwaar het directst omdraait. Juist bij enkelstuks komt een klant na anderhalf jaar terug met de vraag of je dat ene ding nog een keer kunt maken. Misschien twee stuks, misschien met een kleine wijziging.

Zonder systeem is dat opgraafwerk. Welke tekeningrevisie was het uiteindelijk geworden, welk materiaal zat erin, welke bewerkingen waren het, wie deed de coating, en wat rekenden we destijds. Dat zit verspreid over een mailbox, een netwerkschijf en het geheugen van degene die de order destijds heeft gedraaid. Als die persoon er nog werkt.

Zit tekening, materiaal, bewerkingsroute en nacalculatie aan de order vast, dan is diezelfde vraag een kwestie van opzoeken. Je weet niet alleen wat je hebt gemaakt, maar ook wat het werkelijk heeft gekost, dus je kunt met een onderbouwde prijs terugkomen in plaats van met dezelfde prijs van toen. Bij serieproductie heet dit artikelbeheer en is het vanzelfsprekend. Bij enkelstuks bestaat het vaak niet, terwijl de winst er groter is.

Veelgestelde vragen

Wij hebben geen stuklijsten en geen vaste artikelen. Werkt dat dan wel? Ja, alleen gebruik je die modules anders. Je legt bewerkingsroutes en materiaalregels per order vast in plaats van per artikel. Wat je ermee opbouwt is geen artikelbestand maar een geschiedenis van wat jouw bewerkingen werkelijk kosten.

Wij zijn met drie man en doen alles op maat. Is dit niet te zwaar? Dat hangt af van wat je ermee wilt. Bij drie man wegen de orderintake, de vindbaarheid van tekeningen en de nacalculatie het zwaarst, en blijft de planningskant beperkt. Zie ook de pagina voor bedrijven van 1 tot 5 medewerkers.

Hoe lang duurt het voordat nacalculatie bij enkelstuks iets zegt? Langer dan bij serieproductie, want je hebt meer orders nodig voordat er een patroon in zit. Reken op een aantal maanden consequent uren boeken voordat je conclusies kunt trekken over je normtijden. Dat is eerlijk gezegd de reden dat veel bedrijven er nooit aan toekomen: de opbrengst komt later dan de inspanning.

Geldt dit ook voor verspanend werk? Grotendeels wel, met hetzelfde onderscheid tussen stukswerk en series. Zie Fledge voor verspaners.

Kort samengevat

ERP is bij enkelstuks en specials nuttig, alleen om andere redenen dan bij serieproductie. Voorraadbeheer op artikelniveau en vaste stuklijsten leveren je weinig op, en dat bezwaar is terecht. Wat wel oplevert: je bewerkingen keren elke order terug, ook al doet het product dat niet, dus nacalculatie corrigeert je normtijden, je insteltijden en je toeslagen. Het zwaartepunt ligt bij specials aan de voorkant, bij het omzetten van een aanvraag met tekeningen naar een complete order. Je werkvloer heeft bij uniek werk meer informatie nodig dan bij een serie, niet minder. En elke afgeronde special is een dossier waar je op terugvalt zodra een klant terugkomt. Daar staat tegenover dat het langer duurt voordat nacalculatie bij stukswerk iets zegt.