Wat je met moderne ERP kunt doen aan personeelstekort in de metaal

Personeelstekort is in de metaal een structureel probleem geworden en niet langer een conjunctuurkwestie. Vacatures voor werkvoorbereiders, zetters en lassers staan maanden open, en de gevolgen verschuiven naar binnen: het werk dat niemand oppakt komt bij de eigenaar terecht, en orders worden geweigerd omdat de capaciteit er niet is.

Software vult geen vacature. Wat het wel verandert, is wat een tekort je kost: hoe snel iemand die je wél aanneemt zelfstandig meedraait, en hoeveel van je bestaande capaciteit opgaat aan overtikken, zoeken en navragen.

Hieronder staan vijf manieren waarop dat werkt, te beginnen bij de rekensom onder een aanname. Aan het eind staat wat een invoering je juist aan tijd kost.

De rekensom die niemand hardop maakt

Vanochtend hoorde ik het weer, van de eigenaar van een metaalbedrijf. Het eerste jaar werk je iemand in en kost hij je geld. Het tweede jaar verdien je dat terug. Alleen zijn mensen tegenwoordig na dat eerste jaar vaak alweer weg, en dan kom je aan dat tweede jaar niet toe.

Daar zit het probleem, en het is een ander probleem dan "we kunnen niemand vinden". Als je iemand vindt, investeer je maanden in het overdragen van kennis die nergens is vastgelegd. Hoe deze klant zijn tekeningen aanlevert, welke bewerkingen er standaard bij een bepaald type werk horen, welke toeslagen je rekent, bij welke leverancier je wat bestelt. Dat leren gaat via de mensen die het al weten, dus je nieuwe collega kost niet alleen zijn eigen uren maar ook die van hen.

Vertrekt hij daarna, dan begint het opnieuw. En de volgende keer zit er vaak ook nog een recruitmentbureau tussen, wat de rekening voor die eerste periode verder opdrijft.

Alles wat de inwerkperiode verkort, verandert die rekensom aan twee kanten tegelijk: de investering wordt kleiner en het moment waarop iemand iets oplevert komt eerder. Dat is waar de vijf punten hieronder over gaan.

1. Iemand draait sneller zelfstandig als het proces in het systeem zit

Een nieuwe werkvoorbereider die kan opzoeken hoe een vergelijkbare order eerder is gecalculeerd, met de bewerkingen, de tijden en het materiaal erbij, hoeft die vraag niet aan een collega te stellen. Hij ziet ook meteen wat die order werkelijk heeft gekost, en dat leert hij sneller van dan van het antwoord "reken er anderhalf uur voor".

Op de werkvloer werkt het net zo. Een zetter die op een scherm ziet welke bewerking erbij hoort, wat de vorige stap heeft gedaan en welke tekeningrevisie de goede is, hoeft niet te zoeken wie het weet. Dat scheelt twee mensen tegelijk tijd: hem, en degene die anders was gestoord. Dat is de plek waar shopfloorcontrol het meeste doet voor een bedrijf met een krappe bezetting.

Het principe erachter is simpel. Vragen die je nu aan een collega stelt, stel je aan het systeem. Een collega is een keer op vakantie, aan de telefoon of gewoon geconcentreerd bezig.

2. Jongere medewerkers kiezen voor een bedrijf dat modern is ingericht

Iemand van vijfentwintig die solliciteert, ziet bij zijn eerste rondje door de werkplaats hoe je bedrijf ervoor staat. Papieren werkbonnen op een prikbord, een whiteboard met uitgegumde planning en een map met tekeningen op de werkbank vertellen een verhaal, of je dat nu wilt of niet. Dat is geen oordeel over vakmanschap, want dat kan uitstekend zijn. Het is een signaal over of dit een bedrijf is dat vooruit kijkt.

Er zit ook een praktische kant aan die zwaarder weegt dan de indruk. Voor iemand met twintig jaar ervaring is een onduidelijke opdracht geen probleem, want die vult hij zelf in. Voor een beginner is het dat wel. Als op het scherm staat wat er moet gebeuren, in welke volgorde en wanneer het klaar moet zijn, hoeft hij minder vaak te vragen of het goed is wat hij doet. Dat is het verschil tussen iemand die zich na drie maanden onderdeel van het team voelt en iemand die na drie maanden nog steeds het gevoel heeft dat hij in de weg loopt.

3. Met rechten per rol kun je eerder loslaten

Dit punt wordt zelden genoemd en het is in de praktijk een van de nuttigste. Als toegang tot het systeem per rol is ingericht, kun je iemand vanaf dag één geven wat hij nodig heeft, zonder dat je daarmee je hele administratie openzet.

Dat klinkt als een beveiligingskwestie en het is vooral een vertrouwenskwestie. Veel eigenaren houden werk naar zich toe omdat er geen tussenvorm is: of iemand kan bij alles, inclusief inkoopprijzen, marges en klantafspraken, of hij kan nergens bij en moet het dus komen vragen. Kun je per rol instellen wat iemand ziet en mag wijzigen, en dat ook per soort document, dan kun je taken eerder overdragen. Je nieuwe werkvoorbereider maakt calculaties zonder dat hij je volledige margeoverzicht inziet.

Elke taak die je een maand eerder loslaat, is een maand waarin jij iets anders doet.

4. Je bent minder afhankelijk van de mensen die je wél hebt

Personeelstekort gaat niet alleen over wie je niet kunt vinden. Het gaat net zo goed over wie je niet kunt missen.

In veel metaalbedrijven zit de kennis over prijsafspraken, calculatiemodellen en klantvoorkeuren in één of twee hoofden. Zolang die mensen er zijn, werkt dat prima. Gaan ze twee weken op vakantie, dan schuiven er dingen op. Vertrekken ze, dan heb je een probleem dat je met een vacature niet oplost, want wat je kwijt bent is niet alleen een paar handen maar tien jaar aan afspraken die nergens staan.

Staat die kennis in een systeem waar meerdere mensen bij kunnen, dan is het kennis van het bedrijf. Dat maakt je minder kwetsbaar, en het maakt ook iets anders mogelijk: werk verdelen over meer mensen, waaronder mensen die er nog maar kort zijn. Dat is precies wat je nodig hebt als je bezetting krap is.

5. Je haalt meer uit de uren die je wel hebt

De vier punten hierboven gaan over tijd. Dit gaat over geld, en daarom staat het hier.

Als je niemand kunt aannemen, is de enige knop waaraan je kunt draaien hoeveel je bedrijf uit zijn bestaande capaciteit haalt. Dat is deels planning: minder wachttijd tussen bewerkingen, minder werk dat stilligt omdat materiaal er niet is, minder orders die halverwege blijken te wachten op een tekening die nog niet vrijgegeven is.

Het andere deel is selectie, en dat is het onderschatte stuk. Als je van je afgelopen jaar weet welke orders werkelijk marge hebben opgeleverd en welke niet, kun je bij een volle orderportefeuille kiezen welk werk je aanneemt. Een bedrijf met te weinig mensen kan zich geen werk veroorloven waar geen marge op zit, want elk uur dat daarin gaat zitten is een uur dat je ergens anders niet hebt. Waarom voor- en nacalculatie naast elkaar zetten daarvoor de kern is, staat in Waarom is ERP voor metaalbedrijven belangrijk?.

Waar het je juist tijd kost

Een artikel over tijdwinst moet ook zeggen wat het kost, anders klopt het niet.

Een invoering vraagt om één iemand die het traject trekt en daar ongeveer 4 uur per week voor vrijmaakt, plus medewerkers die samen 1 uur per week in instructiesessies zitten. De doorlooptijd van eerste gesprek tot livegang ligt bij een traject van gemiddelde omvang rond de 10 tot 12 weken. Dat is precies de tijd die een bedrijf met onderbezetting niet heeft, en dat is een reëel bezwaar.

Twee dingen daarover. Plan het niet in je drukste maanden, hoe verleidelijk het ook is om te denken dat het er dan ook nog wel bij kan. En ga gefaseerd live in plaats van alles op één maandag aan te zetten. Hoe zo'n traject verloopt, staat in Hoe verloopt een ERP-implementatie en hoeveel tijd kost het jou?.

En de belangrijkste nuance van dit hele stuk: software lost onderbezetting niet op. Als je twee man tekortkomt, kom je na een invoering nog steeds twee man tekort. Wat verandert is hoe snel de volgende persoon die je vindt iets oplevert, en hoeveel van de uren die je wel hebt opgaan aan overtikken, zoeken en navragen.

Veelgestelde vragen

Wij zijn met acht man. Is dit niet iets voor grotere bedrijven? Nee, en bij een klein bedrijf weegt punt vier zelfs zwaarder. Bij acht man is de kans groot dat één persoon de calculaties doet én de inkoop én de planning. Juist daar is het risico van uitval of vertrek het grootst.

Moet iedereen dan een volledige licentie hebben? Nee. Bij Fledge werken we met rolgebonden licenties, en je bepaalt zelf wie welke gegevens en documenten mag inzien. Iemand op de werkvloer heeft andere toegang nodig dan je werkvoorbereider, en dat verschil zie je terug in de kosten.

Onze oudste medewerker wil niet achter een scherm. Wat dan? Dat is een serieus punt en het verdient geen makkelijk antwoord. In de praktijk valt het vaak mee zodra terugmelden op de werkvloer een kwestie van twee handelingen op een touchscreen is in plaats van typen. Maar er zijn mensen voor wie het echt niet gaat werken, en dan is individuele begeleiding nodig. Dat kost tijd en die moet je inplannen.

Hoeveel sneller draait een nieuwe medewerker dan echt mee? Daar hebben wij geen gemiddelde van, en ik zou het ook niet vertrouwen als iemand er een percentage bij noemt. Het hangt af van de rol, van wat er in jouw bedrijf nu in hoofden zit en van hoe consequent er wordt vastgelegd. Wat je wel kunt verwachten, is dat het aantal keer dat iemand iets moet komen vragen zichtbaar afneemt.

Kort samengevat

Software vult geen vacature. Wat het verandert, is de rekensom eromheen. De inwerkperiode wordt korter als het proces in het systeem zit in plaats van in hoofden, waardoor je de investering in een nieuwe collega eerder terugverdient. Een bedrijf dat modern is ingericht is aantrekkelijker voor jongere medewerkers en maakt duidelijker wat er van ze verwacht wordt. Met rechten per rol kun je taken eerder overdragen, en met vastgelegde kennis ben je minder afhankelijk van de mensen die je niet kunt missen. En als je weet welke orders marge opleveren, kun je bij krappe bezetting kiezen welk werk je aanneemt. Daar staat tegenover dat een invoering zelf tijd kost, in een periode waarin je die niet hebt.