Van Excel naar ERP: wanneer groei je uit je spreadsheets?

Vraag een plaatbewerker van tien man waar de calculaties staan en je krijgt een bestandsnaam. Vraag wie dat bestand aanpast en je krijgt één naam. Meestal dezelfde naam als vijf jaar geleden.

Je groeit uit je spreadsheets op het moment dat meer dan één persoon dezelfde gegevens tegelijk nodig heeft en niemand meer met zekerheid kan terugvinden wat een order werkelijk heeft gekost. Niet als het bestand te groot wordt, niet als de formules te ingewikkeld worden. Het rekenwerk gaat vaak nog jaren goed. Het loopt vast op alles eromheen: inkopen, terugvinden, doorgeven en bijhouden.

In dit artikel lees je waarom Excel zo lang meegaat in een metaalbedrijf, op welke vier punten het in de praktijk breekt, aan welke signalen je merkt dat het zover is, en wat de overstap van je vraagt.

Excel is niet het probleem, het is de eerste oplossing die werkte

Bijna ieder metaalbedrijf is in een spreadsheet begonnen, en met goede reden. Een calculatiebestand vormt zich naar jouw manier van rekenen in plaats van andersom. Jij weet wat een kantbank per meter kost, hoeveel je op een dikke plaat aan snijtijd kwijt bent en welke klant je scherper moet aanbieden. Dat zet je erin, precies zoals jij het doet.

Geen enkel standaardpakket doet dat uit zichzelf. Een spreadsheet is bovendien gratis in aanschaf, iedereen kent het en je hoeft niemand om toestemming te vragen. Het bestand groeit mee met het bedrijf, tabblad voor tabblad, en het doet jarenlang wat je ervan vraagt.

Het werkt, tot het niet meer werkt. Dat moment komt zelden door een fout in een formule. Het komt doordat het aantal mensen dat iets met die gegevens moet, groter wordt dan het aantal mensen dat bij het bestand kan.

Een spreadsheet rekent prima, maar onthoudt niets

Excel rekent op het moment dat je invult. Daarna staat het stil. Een order is drie weken onderweg, gaat langs de laser, de kantbank, het lassen en de poedercoater, en in die drie weken verandert er van alles. Het bestand weet daar niets van. Wat erin staat, is de foto van het moment dat jij op enter drukte.

Dat merk je het duidelijkst bij een klant die terugbelt. Hij wil hetzelfde als vorig jaar, iets aangepast, en vraagt wat het nu kost. In een map met offertebestanden ga je zoeken op klantnaam, op ordernummer, op de naam van het onderdeel, en je vindt drie versies waarvan je niet weet welke er uiteindelijk uit is gegaan. Of de calculatie die eronder ligt klopte met wat er werkelijk aan uren in is gegaan, weet je al helemaal niet.

In een systeem bouw je per relatie een historie op. Alles wat je voor die klant hebt aangeboden, gemaakt, geleverd en gefactureerd hangt aan één relatie, met de calculatie eronder. Terugvinden wordt een handeling van tien seconden in plaats van een zoektocht over de netwerkschijf.

De stapel groeit mee, en de oudste bestanden begrijpt niemand meer

Het blijft ook zelden bij één bestand. Er komt een tweede voor de planning, een derde voor de orderintake, een vierde met adressen en contactpersonen, een vijfde met materiaalprijzen die iemand af en toe bijwerkt. Elk bestand is op zichzelf logisch opgebouwd. Ze weten alleen niets van elkaar, dus wat je in het ene aanpast, staat in het andere nog oud.

Daar komt de kwetsbaarheid bij die pas zichtbaar wordt als het misgaat. De werkvoorbereider die het calculatiebestand jaren geleden heeft opgezet, gaat met pensioen of stapt over. Het bestand blijft werken. Alleen weet niemand meer waarom cel R14 met 1,3 vermenigvuldigt, of welke opslag er in het uurtarief zit verwerkt. Zijn opvolger durft er niets aan te veranderen en begint naast het oude bestand aan een eigen versie. Dan heb je er twee.

Wat je één keer invult, tik je daarna nog vier keer over

Een calculatie is niet het eindpunt, het is het beginpunt. Uit de calculatie volgt wat je moet inkopen, welke platen er besteld worden, wat er naar de werkvloer gaat en wat er uiteindelijk op de factuur komt. In een spreadsheet stopt de gegevensstroom bij de rand van het bestand. Alles wat daarna komt, tik je opnieuw in.

In een bedrijf met losse systemen worden dezelfde ordergegevens vier of vijf keer overgetikt: offerte, order, werkbon, pakbon, factuur. Elke overdracht is een plek waar een aantal, een materiaalsoort of een maat verandert zonder dat iemand het merkt.

Het artikelbestand laat hetzelfde zien vanaf de andere kant. Gaat de prijs van een profiel omhoog, dan pas je die in een systeem op één plek aan en rekent iedereen die daarna calculeert met het nieuwe bedrag. In spreadsheets doe je zoeken en vervangen in zes bestanden, en dat zevende bestand waar de collega van de administratie mee werkt, vergeet je. Het punt van ERP is dan ook niet dat er méér geregistreerd wordt, maar dat er mínder vaak opnieuw geregistreerd wordt.

Een spreadsheet praat met niets buiten zichzelf

Je gebruikt meer software dan alleen Excel. Je tekent of nest in CAD- of CAM-software, je boekhouding staat in een ander pakket, je klantcontact loopt via de mail. Die programma's kunnen onderling gegevens uitwisselen. Een spreadsheet doet dat niet: wat erin komt, komt er via een toetsenbord in.

Een systeem dat wel koppelt, haalt de stuklijst uit je tekenpakket, stuurt de factuur naar je boekhouding en houdt de administratie ervan bij. Welke koppelingen er zijn, staat op de pagina met koppelingen.

Vijf signalen dat je je spreadsheets bent ontgroeid

Dit zijn de signalen die in de praktijk het vaakst terugkomen. Herken je er drie of meer, dan kost je huidige manier van werken je waarschijnlijk al meer tijd dan een systeem zou kosten.

• Je kunt niet binnen een minuut zeggen wat de status van een order is.

• Je calculatiebestand wordt maar door één persoon begrepen.

• Je koopt regelmatig materiaal in dat je al op voorraad had.

• Je nacalculatie komt er nooit van omdat de urenbriefjes te laat binnen zijn.

• Groei betekent dat je administratie meegroeit in plaats van je productie.

Waarom die vijf punten juist in de metaal zo zwaar wegen, staat uitgewerkt in Waarom is ERP voor metaalbedrijven belangrijk?.

De overstap vraagt vooral dat je opschrijft wat nu in iemands hoofd zit

Hier moet je eerlijk zijn over wat je te wachten staat. Het lastigste aan de stap van spreadsheets naar een systeem is niet de techniek en niet het overzetten van je klantgegevens. Het is dat je kennis die nu in een bestand en in één hoofd zit, expliciet moet maken. Welke opslag zit er in je uurtarief, welke bewerkingsroutes gebruik je werkelijk, welke toeslag reken je bij een spoedorder. In een spreadsheet mag dat impliciet blijven. In een systeem waar meerdere mensen mee werken, kan dat niet.

Dat kost tijd, en die tijd komt bovenop het gewone werk. Reken op één trekker die ongeveer 4 uur per week vrijmaakt en op medewerkers die samen 1 uur per week aan instructiesessies besteden, bij een doorlooptijd van 10 tot 12 weken voor een traject van gemiddelde omvang. De eerste weken na de start gaat calculeren langzamer dan in je vertrouwde bestand. Dat is geen teken dat het misgaat, dat hoort erbij. Hoe zo'n traject verloopt, lees je in Hoe verloopt een ERP-implementatie en hoeveel tijd kost het jou?.

Excel hoeft niet weg, het krijgt een kleinere rol

De overstap gaat niet over het afschaffen van spreadsheets. Hij gaat over de vraag welke rol een spreadsheet nog heeft als de vaste stroom van offerte naar factuur ergens anders loopt.

Fledge is gebouwd op die stroom. Offertes en calculaties, urenregistratie, productiemonitor en facturatie delen dezelfde gegevens, zodat een order één keer wordt vastgelegd en daarna door het systeem heen beweegt. Wat je daarnaast in een spreadsheet wilt uitrekenen, blijf je gewoon uitrekenen.

Veelgestelde vragen

We zijn met acht man, zijn we niet te klein voor ERP? Dat hangt minder af van het aantal medewerkers dan van het aantal orders en het aantal mensen dat dezelfde gegevens nodig heeft. Een bedrijf van acht man dat honderd kleine orders per maand draait, loopt eerder vast dan een bedrijf van twintig man met vijf grote projecten. Op de pagina voor bedrijven van 1 tot 5 medewerkers lees je hoe dat er aan de onderkant uitziet.

Kunnen we onze eigen calculatiemanier meenemen? De opbouw wel: je bewerkingen, tarieven en toeslagen worden overgenomen. De formules zelf niet één op één, want die zitten in een systeem anders in elkaar. Reken erop dat je bij die overzetting een paar keuzes opnieuw moet maken die je ooit intuïtief hebt vastgelegd.

Moeten we in één keer van al onze bestanden af? Nee, en het is verstandiger van niet. Neem minder mee dan je in eerste instantie wilt. Rommel die je meeneemt, blijft rommel, en een oud bestand kun je altijd nog raadplegen.

Kort samengevat

Excel is voor de meeste metaalbedrijven de eerste oplossing die werkte, en het rekenwerk blijft ook lang goed gaan. Het loopt vast op alles eromheen: gegevens die niet doorstromen naar inkoop en facturatie, historie die je niet terugvindt, prijzen die je op zes plekken moet bijwerken en een bestand dat maar één persoon begrijpt. Je bent je spreadsheets ontgroeid op het moment dat meer mensen dezelfde gegevens tegelijk nodig hebben en de nacalculatie er structureel bij inschiet. De overstap vraagt vooral dat je expliciet maakt wat nu impliciet in een bestand zit, en dat kost in de eerste weken meer tijd dan het oplevert.

Verder lezen

• Waarom is ERP voor metaalbedrijven belangrijk?

• Wat is ERP? Uitleg, modules en toepassing in de maakindustrie

• Hoe verloopt een ERP-implementatie en hoeveel tijd kost het jou?

• Fledge voor bedrijven van 1 tot 5 medewerkers

Benieuwd hoe jouw manier van calculeren eruitziet als hij niet meer in een bestand zit? Plan een online kennismaking. Neem je calculatiebestand erbij, dan zie je meteen wat er wel en niet meekan.