Hoe verloopt een ERP-implementatie en hoeveel tijd kost het jou?

Bijna ieder metaalbedrijf kent het verhaal wel. Een collega-bedrijf stapte over op een nieuw systeem, het zou een paar maanden duren, en anderhalf jaar later werkte de helft van de mensen nog gewoon in de oude spreadsheets. Dat verhaal is waarschijnlijk de belangrijkste reden waarom bedrijven een overstap jaren voor zich uit schuiven, ook als iedereen allang doorheeft dat het huidige systeem knelt.

Terecht dat je daar voorzichtig in bent. Een implementatie die uitloopt kost je niet alleen geld, maar vooral het vertrouwen van je mensen. Wie een half jaar lang tegen een systeem aankijkt dat nog niet werkt zoals beloofd, is daarna moeilijk nog een keer enthousiast te krijgen.

Tegelijk is een implementatie geen zwarte doos. Je kunt vrij precies uittekenen wat er gebeurt, in welke volgorde, en wat er in elke fase van jou en je mensen wordt gevraagd. Dat is precies wat we hieronder doen.

Waarom implementaties uitlopen

In de gevallen die misgaan ligt het zelden aan de software zelf. Er zijn vier oorzaken die steeds terugkomen.

De eerste is dat niemand binnen het bedrijf eigenaar is van het traject. Als de invoering iets is wat "er even bij" gedaan wordt door degene die op dat moment tijd heeft, verzandt het bij de eerste drukke weken.

De tweede is dat een bedrijf alles tegelijk wil. Calculatie, planning, inkoop, urenregistratie, facturatie en een koppeling met de boekhouding, allemaal op dezelfde maandag live. Dat kan technisch wel, maar het betekent dat je mensen op één dag vijf nieuwe manieren van werken moeten leren.

De derde is de data uit het oude systeem. Bedrijven willen vaak alles meenemen, inclusief vijftien jaar aan artikelen en relaties waarvan een groot deel niet meer bestaat. Rommel die je meeneemt, blijft rommel.

De vierde is dat de werkvloer pas aan het eind wordt betrokken. Het kantoor heeft het systeem dan al ingericht, en de eerste keer dat een lasser of zetter het scherm ziet is de dag van livegang.

Alle vier zijn te voorkomen, en daar is de opzet van het traject op ingericht.

De vier fasen van een implementatie

We knippen een implementatie op in vier fasen: inventarisatie en projectplan, data-import en pre-configuratie, instructie en inrichting, en adoptie. Elke fase kent een lichtere en een uitgebreidere variant, zodat het traject past bij de omvang en complexiteit van je bedrijf. Een plaatwerker met acht man die uit Excel komt heeft een ander traject nodig dan een bedrijf van veertig man dat overstapt vanuit een bestaand ERP-pakket met tien jaar historie.

Fase 1: inventarisatie en projectplan

Voordat er iets wordt ingericht, brengen we in kaart hoe een order nu daadwerkelijk door je bedrijf loopt. Van de aanvraag die binnenkomt tot de factuur die eruit gaat, inclusief alle stappen die officieel niet bestaan maar in de praktijk wel gebeuren. Daar komt een projectplan uit met een volgorde en een planning.

Dat kan online, waarbij we in een aantal sessies je processen doornemen met de mensen die ze uitvoeren. Voor bedrijven waar de werkvloer een grotere rol speelt doen we een improvement scan op locatie: we lopen dan mee in de werkplaats, kijken hoe een werkbon zijn weg vindt en waar informatie blijft hangen. Voor bedrijven die verder willen gaan dan alleen de invoering is er de mogelijkheid om ons als innovatiepartner te betrekken, waarbij we structureel meedenken over de doorontwikkeling van je processen.

Wat deze fase van jou vraagt is vooral aanwezigheid van de juiste mensen. Meestal de eigenaar of directeur, de werkvoorbereider, en iemand die weet hoe het er in de werkplaats echt aan toegaat.

Fase 2: data-import en pre-configuratie

Daarna richten wij het systeem alvast in op basis van wat we in fase 1 hebben opgehaald. Je begint dus niet met een leeg scherm en een handleiding, maar met een omgeving die al op jouw manier van werken is afgestemd.

Hoe ver dat gaat hangt af van waar je vandaan komt. Bij een standaard pre-configuratie zetten wij de basisinrichting klaar en breng je zelf je relaties en artikelen in. Bij een pre-configuratie met data-import nemen wij die gegevens over uit je huidige administratie. Werk je met een boekhoudpakket of ander systeem dat moet blijven bestaan, dan richten we in deze fase de koppeling in. Kom je uit een bestaand ERP-pakket en wil je je historie meenemen, dan is een volledige migratie mogelijk.

Wat deze fase van jou vraagt is een keuze over wat er meegaat. Ons advies is bijna altijd om minder mee te nemen dan je in eerste instantie wilt. Een artikelbestand met vierduizend regels waarvan je er in de praktijk zeshonderd gebruikt, wordt een probleem dat je jarenlang met je meedraagt. Dit is het moment om op te ruimen, en dat is werk dat alleen jij kunt doen omdat alleen jij weet wat er nog toe doet.

Fase 3: instructie en inrichting

In deze fase leren je mensen met het systeem werken en verfijnen we de inrichting op basis van wat er in die sessies naar boven komt. Dat gaat in online sessies van een beperkte lengte, per onderwerp en per rol. Afhankelijk van de omvang van je bedrijf gaat het om zes tot acht sessies, acht tot tien sessies, of meer dan tien wanneer je met meerdere afdelingen en rollen werkt. Waar het prettiger is om het samen aan een tafel te doen, komen we op locatie.

Dat we dit in losse sessies doen en niet in één lange trainingsdag is een bewuste keuze. Tussen twee sessies door ga je met het geleerde aan de slag, loop je tegen dingen aan, en die vragen komen dan in de volgende sessie op tafel. Een trainingsdag levert een dag met veel informatie op waarvan er twee weken later weinig is blijven hangen.

Wat deze fase van jou vraagt is dat je mensen die sessies ook echt vrij plannen. Iemand die de sessie half volgt vanaf de werkvloer met een telefoon aan zijn oor leert het niet, en dat merk je later.

Fase 4: adoptie

De laatste fase is de fase die het vaakst wordt onderschat. Het systeem staat, de instructie is geweest, en dan begint pas het echte werk: ervoor zorgen dat iedereen er ook daadwerkelijk mee gaat werken, ook op de dag dat het druk is en de oude manier sneller voelt.

In de standaard adoptie kijken we na livegang mee hoe het loopt en sturen we bij waar nodig. In een uitgebreider adoptietraject gebeurt dat intensiever en over een langere periode. Voor medewerkers die extra aandacht nodig hebben, bijvoorbeeld iemand die al twintig jaar op papier werkt, is er individuele online training. Ook hier geldt dat we op locatie kunnen komen wanneer dat beter werkt.

Wat deze fase van jou vraagt is geduld en consequent zijn. Als er in de eerste weken naast het systeem nog een lijstje wordt bijgehouden, dan blijft dat lijstje bestaan.

Wat het jou onder de streep aan tijd kost

De eerlijke samenvatting is deze. Je hebt één iemand nodig die het traject trekt en daar in de looptijd ongeveer4 uur per week voor vrijmaakt. Daarnaast zitten je mensen in totaal 1 uur per week in instructiesessies, verspreid over een aantal weken zodat het naast het werk te doen is. De doorlooptijd van eerste gesprek tot livegang ligt bij een traject van gemiddelde omvang rond de 10 tot 12 weken.

Je bedrijf gaat in die periode niet op slot. Je blijft gewoon offreren, produceren en factureren zoals je gewend was, tot het moment dat je overstapt.

Hoe je het traject korter maakt

Er zijn een paar dingen die je zelf in de hand hebt en die het verschil maken tussen een soepele en een moeizame invoering.

Wijs één trekker aan, en kies daarvoor iemand die het overzicht heeft over de hele orderflow en die intern gezag heeft. Betrek de werkvloer vanaf de eerste fase in plaats van pas bij livegang. Schoon je gegevens op voordat ze worden overgezet, niet erna. Ga live met een afgebakend deel en breid daarna uit, in plaats van alles op één dag aan te zetten. En plan het traject niet in je drukste maanden, hoe verleidelijk het ook is om te denken dat het er dan ook nog wel bij kan.

Veelgestelde vragen

Kunnen we tijdens de implementatie gewoon doorwerken? Ja. Je huidige manier van werken blijft in stand tot het moment van overstappen. De sessies en de voorbereiding lopen ernaast, en juist daarom knippen we het op in kortere blokken in plaats van hele dagen.

Wat als niemand bij ons tijd heeft? Dat is een reëel punt en het is beter om er eerlijk over te zijn dan het traject te starten en halverwege vast te lopen. In de praktijk vraagt het minder tijd dan de meeste bedrijven verwachten, omdat wij het systeem vooraf inrichten en jij niet vanaf nul hoeft te bouwen. Maar volledig zonder inzet van jouw kant gaat het niet, want alleen jij weet hoe jouw bedrijf werkt.

Moeten we al onze oude gegevens overzetten? Dat kan, maar het hoeft niet. Relaties, artikelen en prijzen nemen bedrijven meestal mee. Bij historische orders is de vraag hoe vaak je die echt raadpleegt. Vaak is het genoeg om je oude systeem nog een periode te kunnen inzien en met een schone lei te beginnen.

Kan onze boekhouding gekoppeld blijven? Ja, koppelingen met boekhoudpakketten en andere systemen richten we in tijdens de pre-configuratie, zodat ze vanaf livegang meelopen.

Wat als blijkt dat het toch niet past bij ons bedrijf? Daarom begint een traject met een inventarisatie en niet met een handtekening onder een inrichting. Als in die fase duidelijk wordt dat je iets anders nodig hebt, zeggen we dat liever dan dat we samen een traject in gaan dat niet gaat werken.

Verder lezen

Wil je eerst een stap terug, lees dan Wat is ERP? Uitleg, modules en toepassing in de maakindustrie of Waarom is ERP voor metaalbedrijven belangrijk?. Wil je zien wat het systeem zelf doet, kijk dan bij functies of bij Fledge voor plaatbewerkers.

Benieuwd hoe een traject er voor jouw bedrijf uit zou zien? Plan een online kennismaking. In dertig minuten weet je waar je aan toe bent.