Wat is een API-koppeling in ERP-software?

API staat voor Application Programming Interface. Een API-koppeling is een vaste afspraak tussen twee softwaresystemen waarmee ze zonder tussenkomst van een mens gegevens bij elkaar ophalen en naar elkaar wegschrijven. Denk aan verkoopfacturen die vanuit je bedrijfssoftware in je boekhouding belanden zonder dat iemand ze overtikt.

Hieronder lees je hoe zo'n koppeling werkt, welke manieren er nog meer zijn om twee systemen aan elkaar te knopen, waar het in een metaalbedrijf loont, en waarom een koppeling nooit helemaal af is.

Wat is een API precies?

Een systeem met een API publiceert een lijst met vragen die andere software eraan mag stellen. Geef me alle verkoopfacturen van vorige week. Maak een nieuwe relatie aan met deze gegevens. Zet de status van deze order op gereed. Elke vraag heeft een vooraf gedefinieerde set spelregels: welke velden je meestuurt, en wat je terugkrijgt. Staat je vraag niet op de lijst, dan krijg je geen antwoord.

Vergelijk het met een werkbon. Daar staat op wat er gemaakt moet worden, in welk materiaal, in welke maat en hoeveel stuks. Het is een vastgelegd format waar iedereen mee uit de voeten kan, juist omdat het niet elke keer anders is. Een API is dat, maar dan tussen twee programma's onderling.

Het loket zit bovendien op slot. Toegang loopt via een sleutel die aan één koppeling hangt en die je kunt intrekken zonder dat de rest stilvalt. Je boekhoudpakket komt daarmee bij je facturen en niet bij je calculaties. Dat lijkt een beperking en dat is nou precies de bedoeling: het systeem aan de andere kant bepaalt wat er door het loket gaat en wie er mag aankloppen.

Welke manieren zijn er om twee systemen te koppelen?

Er zijn er vier, en bij drie ervan zit een mens in de keten.

De laatste optie, de API koppeling, wordt vaak gezien als de "beste" optie, maar heeft zijn eigen valkuil. Bij de andere drie merkt iemand het als de gegevens niet aankomen, want diegene stond er zelf bij. Een koppeling doet zijn werk onzichtbaar, en dus valt hij ook onzichtbaar stil. Verderop in dit artikel staat wat dat betekent voor het onderhoud.

Wat leg je vast voordat een koppeling gebouwd wordt?

Als je met een leverancier gaat praten over een te-bouwen koppeling heb je het eigenlijk altijd over 3 dingen.

Het eerste is de richting. Gaan de gegevens één kant op of allebei de kanten op? Een factuur die van je bedrijfssoftware naar je boekhouding gaat, hoeft niet terug. Een betaalstatus wel, want die wil je bij de order kunnen zien.

Het tweede is de frequentie. Verkoopfacturen die 's nachts in bulk worden doorgezet, zijn ruim op tijd. Een orderstatus die je aan de telefoon aan een klant doorgeeft, moet direct kloppen. Direct is dus niet altijd beter, het is alleen duurder om te bouwen op plekken waar niemand erop zit te wachten.

Het derde is de lastigste: welk systeem is leidend per datapunt. Stel dat een klantadres zowel in je bedrijfssoftware als in je boekhouding staat en in allebei aangepast kan worden. De administratie wijzigt het adres aan de ene kant, de werkvoorbereider aan de andere, en de koppeling schrijft de ene wijziging over de andere heen. Dan heb je geen koppeling maar een loterij. De uitweg is per soort gegeven afspreken waar het thuishoort: relaties, artikelen en prijzen in het ene systeem, grootboek en betalingen in het andere.

Waar levert een API-koppeling in een metaalbedrijf het meeste op?

De boekhouding is bijna altijd de eerste. Facturatie is de plek waar het dubbele werk het duidelijkst zichtbaar is, want elke factuur die je verstuurt wordt aan de andere kant nog een keer ingeklopt, met hetzelfde bedrag, dezelfde relatie en hetzelfde ordernummer.

De tweede is de calculatiekant. Als je nesting- of CAM-software een stuklijst met snijtijden produceert, hoeft die niet met de hand in een calculatie te belanden. Dat scheelt niet alleen tikwerk, het scheelt vooral de fout die je pas terugziet in de nacalculatie.

Daarnaast zijn er twee die minder vaak bovenaan het lijstje staan. Rapportage is er één: uren, orders en marges die rechtstreeks in een dashboard binnenkomen in plaats van via een export die iemand elke maand moet draaien. Machinekoppelingen zijn de andere, al hangt daar sterk van af welke gegevens je machinepark naar buiten geeft. Welke koppelingen er nu bestaan, staat op de pagina met koppelingen.

Heeft elk ERP-systeem een API?

Sommige pakketten hebben wel een API beschikbaar, en anderen niet. Soms is er wel een API maar is het er één die alleen kan lezen en niet schrijven, waardoor je gegevens er wel uit haalt maar er niets in kwijt kunt. Bij sommige softwareleveranciers zit de API achter een aparte module of een extra licentie. En er zijn partijen die hem bewust dichthouden, want een systeem waar niets uit komt is een systeem waar je niet weg gaat.

Fledge heeft een open API en daar zijn we trots op. Een maakbedrijf gebruikt nu eenmaal meer software dan alleen bedrijfssoftware: een tekenpakket, nesting, een boekhoudpakket, machines, misschien een webshop. Er komt de komende jaren van alles bij dat vandaag nog niet bestaat, en dat moet je kunnen aansluiten zonder eerst toestemming te vragen. Wij mikken daarom op een open ecosysteem, waarin Fledge de spil in je bedrijf kan zijn en net zo goed een schakel in een groter geheel.

Daar hoort meteen een nuance bij. Dat wij open zijn, zegt iets over onze kant van de lijn en niets over de andere. Een koppeling ontstaat pas als beide partijen open staan en er iemand vastlegt welk veld waar terechtkomt. Zit het pakket aan de overkant dicht, dan houdt het op, hoe open wij ook zijn.

Wat gebeurt er als een API verandert?

Dan valt de koppeling stil. Software wordt aan beide kanten doorontwikkeld: er komt een veld bij, een oude versie van de API wordt uitgefaseerd, de manier van inloggen verandert. Op zo'n moment stopt de uitwisseling, en dat merk je meestal aan de kant waar de gegevens niet meer aankomen.

Vervelender is de variant waarin hij niet stopt maar half doorloopt. De facturen gaan nog gewoon over, alleen komt het kostenplaatsveld niet meer mee. Niemand die dat de eerste week ziet. Je ontdekt het als de boekhouding aan het eind van de maand niet klopt en iemand gaat terugzoeken wanneer het is begonnen. Een koppeling is dus geen eenmalige oplevering. Zolang hij draait, is het onderhoud.

Daarom is de vraag bij een koppeling niet alleen of hij gebouwd kan worden, maar wie hem bijhoudt. Vier vragen die je een leverancier stelt zodra het woord koppeling valt: bestaat deze koppeling al of wordt hij voor mij gebouwd, loopt hij één of twee kanten op, wie past hem aan als het andere pakket verandert, en zie ik het als er gegevens blijven hangen.

Hoe weet je welke koppeling zinvol is?

Dat hoef je niet vooraf uitgedacht te hebben. Bij de inventarisatie aan het begin van een traject, de eerste van de vier fasen van een implementatie, kijken we standaard welke software er verder in het bedrijf draait en waar gegevens nu met de hand van het ene naar het andere scherm gaan. Daar komt regelmatig een koppeling uit die de moeite van het ontwikkelen waard is, en in dat geval bouwen wij die meestal zelf.

Meestal, niet altijd. Soms is de uitkomst van dat gesprek dat een koppeling niet loont. Verstuur je drie inkoopfacturen per week, dan weegt een koppeling niet op tegen de handeling die je ermee uitspaart, en ben je beter af met een vaste werkafspraak. Hoe zo'n inventarisatie verloopt en wat de rest van het traject van je vraagt, staat in Hoe verloopt een ERP-implementatie en hoeveel tijd kost het jou?.

Veelgestelde vragen

Hebben wij hier iemand voor nodig die kan programmeren? Nee. Bij een bestaande koppeling beantwoord je een paar inrichtingsvragen: welke gegevens, welke kant op, hoe vaak. Bij een nieuwe koppeling zit het bouwwerk bij de leverancier. Wat het wel van jou vraagt, is dat iemand uit je eigen bedrijf kan uitleggen hoe het nu werkt en welke velden er echt toe doen.

Onze machineleverancier heeft geen API. Kan het dan helemaal niet? Vaak wel, alleen anders. Veel machines en pakketten kunnen bestanden wegschrijven of inlezen, en dan bouw je de uitwisseling op een gedeelde map in plaats van op een API. Minder direct, in de praktijk prima, zolang iemand merkt wanneer er niets meer binnenkomt.

Hoe veilig is een API-koppeling? Elke koppeling krijgt een eigen sleutel met eigen rechten, die je kunt intrekken zonder de rest te raken. Je legt dus vast welk systeem wat mag zien en wat het mag wijzigen. Voor bedrijven die toeleveren aan defensie, halfgeleiders of medische techniek speelt daarnaast de vraag waar de gegevens staan: Fledge draait uitsluitend in Europese datacentra.

Kort samengevat

Een API is een vast loket waardoor twee softwaresystemen elkaar gegevens kunnen vragen en aanleveren, zonder dat iemand ze overtikt. Een API-koppeling is de afspraak die je daarop maakt: welke gegevens, welke kant op, hoe vaak, en welk systeem leidend is. Niet elk pakket heeft een API, en een open API aan de ene kant zegt niets over de andere. Verandert de API aan de overkant, dan valt een koppeling stil of levert hij stilletjes minder aan, dus onderhoud hoort erbij. Welke koppeling in jouw situatie loont, blijkt meestal pas als iemand je hele softwarelandschap een keer met je doorloopt.

Verder lezen

• Wat is ERP? Uitleg, modules en toepassing in de maakindustrie

• Van Excel naar ERP: wanneer groei je uit je spreadsheets?

• Hoe verloopt een ERP-implementatie en hoeveel tijd kost het jou?

• Alle koppelingen en integraties

Benieuwd welke van jouw pakketten aan elkaar te knopen zijn? Plan een online kennismaking van dertig minuten. Neem een lijstje mee van de software die je nu gebruikt, dan lopen we samen langs waar de dubbele invoer zit.