Ozzo Engineering: van Word-documenten en een fysieke mappen naar 1 overzicht in Fledge

Toen Steve het bedrijf van zijn vader Pedro kwam versterken zat alle kennis over orders, levertijden en offertes nog in één hoofd. Met Fledge heeft Ozzo Engineering nu één systeem waarin beiden zien wat er openstaat, wat er gemaakt moet worden en wanneer het klaar moet zijn.

Over Ozzo Engineering

Ozzo Engineering uit Heeze (Noord-Brabant) is sinds 1991 actief als metaalbewerkingsbedrijf. Het bedrijf is gespecialiseerd in het ontwikkelen en produceren van onderdelen voor de automotive-industrie. Daarnaast doet Ozzo industrieel werk en machinebouw, vaak juist de specialere opdrachten waar anderen hun hand voor omdraaien.

De focus op automotive is niet meer dan logisch voor dit familiebedrijf. Pedro heeft een verleden in de motorcross, werkte nauw samen met een mountainbiketeam en was onderhoudsmonteur bij team EHR-Ozzo tijdens de Dakar Rally. Steve heeft veel geraced in de motocross. Die achtergrond zie je terug in het werk: technisch uitdagend, precies en met oog voor wat een onderdeel in de praktijk moet doorstaan.

Het probleem

Jarenlang regelde Pedro alles zelf. Offertes, orders, levertijden en planning zaten in zijn hoofd, aangevuld met documenten in Word en meerdere fysieke mappen op kantoor en werkplaats. Zolang hij nog alleen werkte ging dat goed.

Dat veranderde toen Steve in het bedrijf kwam. Ook hij moest natuurlijk weten wat er nog openstond, welke offertes de deur uit waren en welke levertijden er beloofd waren. Die informatie was er simpelweg niet op 1 plek.

In de praktijk kon dat nog wel eens voor problemen zorgen. Kwam er een spoedklus binnen, dan was Steve soms al met een andere opdracht begonnen. Zonder gedeeld overzicht was het lastig om samen te bepalen wat voor ging.

"Ik regelde eerst alles zelf en verder niemand. Toen kwam Steve erbij en die moest ook inzicht krijgen in wat er openstond en welke levertijden er waren."

Daarbij kostte het opstellen van documenten veel handmatig werk. Opdrachtbevestigingen, pakbonnen en facturen werden los in Word gemaakt, en om pakbonnen werd door klanten geregeld gevraagd.

De oplossing

Ozzo zette een aanvraag uit voor een systeem dat past bij een metaalbedrijf zoals Ozzo Engineering. Pedro en Steve gingen er eerlijk gezegd vanuit dat alle pakketten op elkaar zouden lijken. Dat bleek niet zo te zijn.

"Er is één grote speler, maar daar kwamen steeds allemaal modules bij. Bij Fledge zat het meeste wat we nodig hadden in één programma: factureren, en koppelbaar met onze website."

Wat de doorslag gaf: Fledge is gebouwd voor de metaal, bevat de kernfuncties die Ozzo nodig had zonder losse modules, en er wordt continu doorontwikkeld. Ozzo ziet dat als een voordeel voor de toekomst: nieuwe functionaliteit komt vanzelf beschikbaar. Zo willen ze binnenkort aan de slag om hun webshop automatisch te koppelen met Fledge.

Wennen en groeien

Ozzo Engineering was een van de eerste klanten die met Fledge 2 aan de slag ging. Dat betekende in het begin soms schakelen tussen de bèta-omgeving en de vertrouwde app. Maar het bracht ook iets waardevols: Ozzo zag het nieuwe platform vanaf het begin groeien en werkt inmiddels met functionaliteit die speciaal voor bedrijven zoals zij wordt ontwikkeld. Nu Fledge2 steeds verder wordt uitgebouwd, kijkt Ozzo ernaar uit om straks volledig in één platform te werken.

De resultaten

Het grootste verschil zit in de orderflow. Waar Pedro en Steve eerst elk document zelf opstelden, loopt alles nu vanuit één punt in Fledge:

Een offerte wordt aangemaakt en goedgekeurd, daaruit ontstaat de verkooporder, van daaruit gaat de opdrachtbevestiging naar de klant, en pakbon en factuur worden met een paar klikken gegenereerd. Ook inkooporders maakt Ozzo nu in Fledge aan.

"Het is heel fijn qua ondersteuning bij opdrachten, orders en pakbonnen. Dat hadden we niet. Eerst deden we alles in Word. We zijn er flink op vooruitgegaan."

Tijdwinst op elke order
De tijdwinst merkt Ozzo vooral bij het bevestigen van orders en het aanmaken van inkooporders. Waar Pedro en Steve eerst voor elke stap zelf een document opstelden, rolt nu alles uit elkaar voort. En omdat facturatie in hetzelfde programma zit, hoeft er niets meer overgetypt of dubbel bijgehouden te worden.

"Het bespaart ons zeker tijd, met name bij het bevestigen van orders en het aanmaken van inkooporders. Daar hebben we veel profijt van."

Minstens zo belangrijk is wat het doet met de samenwerking. Pedro en Steve kijken steeds vaker in Fledge in plaats van in het mapje om te zien wat de levertijd is en wat er gemaakt moet worden. En ze leren van elkaar.

"Ik leer dingen aan Steve en Steve leert dingen aan mij. Soms loop ik vast en dan helpt Steve. Het is wennen, maar het gaat de goede kant op."

Ozzo is nog volop aan het leren, bijvoorbeeld bij het het verbeteren van het inkoopproces. Maar de richting is duidelijk: minder handwerk, meer overzicht en een gedeeld beeld van wat er speelt.