Een ERP-systeem implementeren is voor ieder bedrijf een verandering. Voor een klein metaalbedrijf kan die stap extra groot voelen: processen zijn vaak jarenlang op een eigen manier ingericht en veel kennis zit bij een paar mensen in het hoofd, in Excel-bestanden of in losse documenten.

Toch koos Niels Versluis van Versluis Techniek ervoor om Fledge grotendeels zelfstandig te implementeren. Niet omdat alles zo snel mogelijk moest, maar juist omdat hij de tijd wilde nemen om de manier van werken binnen het bedrijf opnieuw te bekijken.

“Vanuit het verleden heb ik al ervaring met ERP-systemen, dus het is voor mij geen nieuwe wereld. We zijn een klein bedrijf waarbij veel op één persoon neerkomt. Dan vind ik het prettiger om er zelf mee aan de slag te gaan.”

Niet alleen een nieuw systeem, maar een nieuwe manier van werken

Voor Niels was de implementatie van Fledge een goed moment om niet simpelweg de bestaande werkwijze in een nieuw systeem te stoppen. Door zelf met Fledge aan de slag te gaan, ontstond er ruimte om bestaande processen kritisch te bekijken.

“Het geeft je de kans om je huidige werkprocessen intern eens goed te bekijken en aan te passen. Voor mij is het geen noodzaak dat het morgen volledig up-and-running moet zijn. Het moet een nieuwe methodiek worden die onderdeel wordt van onze dagelijkse werkzaamheden. Dat moet groeien.”

Die aanpak vraagt volgens Niels wel om een bepaald type bedrijf. Een kleine organisatie die nog geen ERP-systeem gebruikt en de tijd heeft om stap voor stap over te gaan, kan volgens hem prima zelfstandig starten. Bij een groter bedrijf of een organisatie die al met een ander ERP-systeem werkt, kan intensievere begeleiding logischer zijn.

“Als je met veel personeel werkt of al met een ERP-systeem werkt, is het misschien niet de juiste keuze om de implementatie volledig zelfstandig te doen. Dan wil je waarschijnlijk zo snel mogelijk over en moet je je medewerkers daarin meenemen.”

Stap voor stap kennismaken met Fledge

De onboarding helpt daarbij. In plaats van alles in één keer te moeten leren, doorloopt Niels iedere week zelfstandig een aantal onderdelen van Fledge.

“Het onboardingsproces verloopt goed. Het is prettig ingedeeld doordat je zelfstandig wekelijks een aantal functies van het ERP-systeem doorloopt aan de hand van een uitgebreid document.”

Ook wanneer hij tijdens het werken tegen een vraag aanloopt, kan hij snel verder.

“De chatfunctie is super snel. Je maakt een ticket aan als je een vraag hebt en binnen een paar uur heb je antwoord.”

Juist die combinatie van zelfstandig werken en snel hulp kunnen krijgen, past goed bij de manier waarop Niels de implementatie heeft aangepakt.

Waarom Fledge?

De keuze voor Fledge ging uiteindelijk verder dan alleen de functionaliteit van het ERP-systeem. Tijdens zijn zoektocht naar een geschikte oplossing merkte Niels een duidelijk verschil in de manier waarop verschillende ERP-leveranciers met hem omgingen.

“Fledge is een zeer behulpzame en enthousiaste partij met een frisse blik. Ik heb contact gehad met jonge professionals die zeer vooruitstrevend zijn. Ze zijn enthousiast en gemotiveerd en gaan ver in het meedenken met de klant.”

Dat meedenken was voor hem uiteindelijk doorslaggevend.

“Ook staan ze open voor feedback en informatie vanuit de branche. Dat vind ik belangrijk.”

Niels zag bovendien een verschil tussen Fledge en andere ERP-oplossingen die hij tijdens zijn oriëntatie tegenkwam.

“Bij andere partijen merkte ik soms: ze hebben een ERP-pakket te bieden en dat was het dan. Fledge gaat verder. Ze zijn continu bezig om hun ERP-pakket beter te maken.”

Ook het contact vanaf het eerste gesprek speelde een belangrijke rol.

“Vanaf de eerste meeting was het contact voor mij meteen goed. Laagdrempelig, enthousiast en meedenkend.”

Van eindeloze Excel-bestanden naar één overzicht

Een van de belangrijkste redenen om met een ERP-systeem te gaan werken, is voor Niels het verminderen van de hoeveelheid losse administratie.

Binnen de werkvoorbereiding gaat volgens hem veel tijd zitten in werkzaamheden als calculaties, offertes, orders en inkoop. Dat zijn belangrijke processen, maar ze leveren zelf geen product op.

“Wij zijn het liefst bezig met waar we goed in zijn: mooie dingen maken. Maar ik merk dat er met name in de werkvoorbereiding veel tijd gaat zitten in bijvoorbeeld inkooporders maken, offertes maken en calculaties maken. Met Fledge wordt dat allemaal makkelijker.”

Door deze informatie centraal in Fledge vast te leggen, ontstaat er meer overzicht en wordt het minder afhankelijk van allerlei losse Excel-bestanden.

“Fledge maakt inzicht in de eindeloze Excel-bestanden van calculaties, offertes, orders en inkoop. Het werkplezier gaat erdoor vooruit en de kans op fouten wordt gereduceerd.”

Ook kijken naar de toekomst

Voor Niels is digitalisering bovendien niet alleen iets wat vandaag efficiënter moet maken. Hij kijkt ook naar de ontwikkelingen die eraan komen, met name op het gebied van AI.

De technische sector heeft te maken met een tekort aan mensen. Juist daarom ziet hij veel potentie in technologie die terugkerende werkzaamheden kan vereenvoudigen of overnemen.

“Als AI in de toekomst taken gaat overnemen, bijvoorbeeld in de werkvoorbereiding, scheelt dat enorm. Helaas zijn er in de techniek nog steeds mensen tekort. Als AI een aantal van die taken kan overnemen, of ze makkelijker en sneller maakt, is dat een win-win.”

“Ook als je een kleine ondernemer bent”

Aan andere metaalbedrijven die nog twijfelen over een ERP-systeem, heeft Niels dan ook een duidelijk advies.

“Als je nog geen ERP-pakket hebt, zou ik het sterk overwegen om het wel te doen. Ook als je een kleine ondernemer bent.”

Hij ziet de investering vooral als iets dat zich op langere termijn terugbetaalt in tijd, overzicht en minder fouten.

“In het begin is het een behoorlijke investering, maar ik ben ervan overtuigd dat die dubbel en dwars waard zal zijn.”